Dans l’exercice de leur fonc­tion, les conducteurs/trices de ligne (CDL) de Captrain France sont contraints d’effectuer de nom­breux tra­jets pro­fes­sion­nels en trains de voyageurs.

Captrain, bien que filiale du Groupe SNCF, ne met pas à dis­po­si­tion de ses salariéEs le Pass Carmillon [1] , ce qui signi­fie que les CDL sont contraints d’acheter eux-mêmes leurs billets pour effec­tuer leurs mis­sions, et de com­pi­ler ces billets pour éta­blir régu­liè­re­ment des notes de frais com­por­tant les jus­ti­fi­ca­tifs papiers ori­gi­naux des frais pro­fes­sion­nels enga­gés afin d’en obte­nir le remboursement.

En géné­ral, les frais enga­gés accu­mu­lés repré­sentent très vite des sommes consi­dé­rables. Et le délai de rem­bour­se­ment après dépôt des jus­ti­fi­ca­tifs varie entre un mois et demi et deux mois. Souvent, des dys­fonc­tion­ne­ments du ser­vice comp­ta­bi­li­té pro­longent ce délai d’un mois sup­plé­men­taire. TouTEs les CDL ont connu des situa­tions finan­cières com­pli­quées dans leur vie pri­vée à cause des mon­tants éle­vés avan­cés de sa poche et de ces délais de rem­bour­se­ment par­ti­cu­liè­re­ment longs et variables. CertainEs ont vécu des situa­tions critiques…

Il est dif­fi­ci­le­ment accep­table que les salariéEs soient contraintEs d’avancer ce genre de frais pour aller tra­vailler, mais afin de limi­ter les risques, il existe dans l’entreprise deux mesures cumu­lables à des­ti­na­tion des CDL, très peu uti­li­sées parce que peu connues : la carte affaire et le rem­bour­se­ment des cartes de réduc­tion SNCF.

La carte affaires

La carte affaires per­met de ne qua­si­ment plus avan­cer de frais pro­fes­sion­nels. Billets de train, notes de res­tau­rants, nuits d'hôtels, four­ni­tures diverses, car­bu­rant, etc. : toutes les dépenses pro­fes­sion­nelles se règlent au moyen d’une carte dont le fonc­tion­ne­ment est simi­laire à celui d'une carte de cré­dit clas­sique, à la dif­fé­rence que ces dépenses sont débi­tées en dif­fé­ré sur le compte ban­caire du ou de la salariéE détenteur/trice, soit seule­ment deux mois plus tard.

Exemple : j'effectue mes dépenses en jan­vier, je déclare sur Notilus ma note de frais au plus tard au début du mois de février, et four­nis les jus­ti­fi­ca­tifs papiers le plus rapi­de­ment pos­sible dans la fou­lée : la somme totale dépen­sée en jan­vier sera pré­le­vée sur mon compte le 19 mars.

Ce fonc­tion­ne­ment ne dis­pense donc pas le ou la CDL détenteur/trice d’une carte affaires de four­nir chaque mois les fac­tures et jus­ti­fi­ca­tifs papiers de ses dépenses pro­fes­sion­nelles enga­gées, qui seront contrô­lées par le ser­vice comp­table et pour­ront faire l’objet de demandes de rem­bour­se­ment (et éven­tuel­le­ment de sanc­tions) si elles sont jugées abu­sives ou frau­du­leuses [2]. Mais l’intérêt pour le ou la CDL réside dans le fait qu’il ou elle per­çoit le rem­bour­se­ment de ses frais soit avant même qu'ils soient débi­tés, ou soit quelques jours seule­ment après, selon le délai de trai­te­ment qui cor­res­pond à peu près à ce délai de pré­lè­ve­ment (plus vite les jus­ti­fi­ca­tifs papiers sont four­nis, plus vite le rem­bour­se­ment est effec­tué). Il ou elle n’est donc qua­si­ment plus contraintE d’avancer les frais : son bud­get pri­vé n’est plus affecté.

Pour béné­fi­cier d’une carte affaires, il suf­fit d’en faire la demande auprès de son supé­rieur hié­rar­chique. Les salariéEs autres que CDL peuvent en faire la demande à leur supé­rieur hié­rar­chique si la nature de leurs mis­sions s'y prête : une accep­ta­tion au cas par cas est possible.

Le rem­bour­se­ment des cartes de réduc­tion SNCF

L’entreprise effec­tue éga­le­ment le rem­bour­se­ment des cartes de réduc­tion pro­po­sées par la SNCF : carte de réduc­tion pour les jeunes (jusqu’à 27 ans) ou pour celles et ceux qui voyagent fré­quem­ment (actuel­le­ment la « Carte Liberté »).

Ces cartes per­mettent de réduire consi­dé­ra­ble­ment le coût des billets de trains. Elles sont renou­ve­lables chaque année. L’intérêt pour les CDL est de réduire le mon­tant accu­mu­lé de ses frais pro­fes­sion­nels avan­cés, et donc de réduire l’impact sur son bud­get privé.

Si la dépense à l’achat est rela­ti­ve­ment éle­vée (jusqu’à 400 euros) [3], les effets escomp­tés sont réels : les notes de frais sui­vantes s’en voient consi­dé­ra­ble­ment diminuées.

Pour béné­fi­cier d’une carte de réduc­tion SNCF, il suf­fit de deman­der une auto­ri­sa­tion préa­lable à son supé­rieur hié­rar­chique, puis d’en ache­ter une soi-même chez SNCF, de conser­ver le jus­ti­fi­ca­tif et de l’inclure, comme d’habitude, dans sa pro­chaine note de frais : l’entreprise pro­cède au rem­bour­se­ment inté­gral dans les mêmes condi­tions que pour le trai­te­ment d’une note de frais classique.

[1] Grâce au Pass Carmillon, les employéEs de la SNCF peuvent voya­ger gratuitement par­tout en France. Leurs familles béné­fi­cient de 16 tra­jets gra­tuits par an et ne payent que 10 % du prix du tra­jet une fois le quo­ta atteint. Les retraitéEs conservent ce droit.

[2] Les jus­ti­fi­ca­tifs papiers ori­gi­naux sont impo­sés par l'URSSAF. Une étude est actuel­le­ment en cours chez Captrain France pour la mise en place d'un dis­po­si­tif déma­té­ria­li­sé des notes de frais qui réponde aux exi­gences de l'URSSAF.

[3] Pour évi­ter d'avancer ces frais, comme pour toutE salariéE de l'entreprise, une demande d'avance de 400€ maxi­mum peut être faite auprès de son supé­rieur hié­rar­chique. Attention : une demande d'avance ne peut être effec­tuée seule­ment, et seule­ment si, une éven­tuelle demande d'avance pré­cé­dente a été inté­gra­le­ment rem­bour­sée par le ou la salariéE.