Le droit d’accès au dossier professionnel
26 octobre 2021
Sommaire

1. Un droit d’accès à quelles données ?

2. Comment exer­cer ce droit ?

3. Quel est le délai de réponse ?

4. Les limites au droit d’accès

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) – Règlement (UE) 2016679 du Parlement euro­péen et du Conseil du 27 avril 2016, rela­tif à la pro­tec­tion des per­sonnes phy­siques à l'égard du trai­te­ment des don­nées à carac­tère per­son­nel et à la libre cir­cu­la­tion de ces don­nées – donne le droit à toute per­sonne de deman­der direc­te­ment à un orga­nisme d’accéder aux don­nées per­son­nelles qui la concernent : c’est le droit d’accès direct.

Ainsi, toutE salariéE ou ancienNE salariéE a le droit d’accéder aux don­nées de son dos­sier pro­fes­sion­nel en s’adressant au ser­vice concer­né de l’entreprise qui peut être, selon les cas, le ser­vice char­gé de la ges­tion des res­sources humaines ou encore le délé­gué à la pro­tec­tion des don­nées (DPO).

Un droit d’accès à quelles données ?

Le ou la salariéE peut obte­nir l’accès et la com­mu­ni­ca­tion de l’ensemble des don­nées le ou la concer­nant, qu’elles soient conser­vées sur sup­port infor­ma­tique ou papier.

Il ou elle a ain­si le droit d’accéder aux don­nées rela­tives à :

  • son recru­te­ment ;
  • son his­to­rique de carrière ;
  • l’évaluation de ses com­pé­tences pro­fes­sion­nelles (entre­tiens annuels d’évaluation) ;
  • ses demandes de for­ma­tion et les éven­tuelles éva­lua­tions de celles-ci ;
  • son dos­sier disciplinaire ;
  • l’utilisation de son badge de contrôle d’accès aux locaux ;
  • ses don­nées issues d’un dis­po­si­tif de géolocalisation ;
  • tout élé­ment ayant ser­vi à prendre une déci­sion à son égard (une pro­mo­tion, une aug­men­ta­tion, un chan­ge­ment d’affectation, etc.). Il peut s’agir des valeurs de clas­se­ment annuel, par­fois appe­lées « ran­king », ou de poten­tiel de carrière ;
  • etc.

Chez Captrain France, les salariéEs ont donc éga­le­ment droit d’accès à leurs rou­le­ments, plan­nings, « extrac­tions Girafe » et bul­le­tins de ser­vice, c’est-à-dire l’ensemble des don­nées per­son­nelles (indi­vi­duelles et nomi­na­tives) concer­nant le décompte de leur durée de tra­vail. Ces docu­ments du dos­sier pro­fes­sion­nel peuvent notam­ment leur ser­vir à véri­fier leurs temps de tra­vail réa­li­sé, et donc la confor­mi­té de leurs bul­le­tins de paie.

L’« extrac­tion Girafe » d’une année civile, par exemple, repre­nant le détail de chaque jour de l’année (du 1er jan­vier au 31 décembre), pour un agent du maté­riel, OFI, OSS, CME ou CDL, tel qu’enregistré par le chef de site, per­met de véri­fier le décompte de la durée de tra­vail réa­li­sée, et ain­si de véri­fier la bonne prise en compte ou non des élé­ments variables de salaire (EVS), des indem­ni­tés de frais pro­fes­sion­nels, des repos, des congés, etc. L’article 5 de l’accord de branche rela­tif à l’organisation du tra­vail, auquel est sou­mis Captrain France, impose à l’employeur de conser­ver ces docu­ments pen­dant trois années.

Les codes, sigles et abré­via­tions figu­rant dans les docu­ments du dos­sier pro­fes­sion­nel com­mu­ni­qués par l’entreprise doivent être expli­ci­tés, si néces­saire à l’aide d’un lexique ou d’icônes normalisées.

Comment exer­cer ce droit ?

Le droit d’accès est par prin­cipe gra­tuit et peut s’exercer sur place ou par écrit, y com­pris par voie élec­tro­nique. Lorsque la demande est pré­sen­tée sur place et ne peut être satis­faite immé­dia­te­ment, un avis de récep­tion daté et signé est déli­vré à son auteur/trice.

L’employeur doit faci­li­ter l’exercice des droits des salariéEs. Si la demande ne com­porte pas l’ensemble des élé­ments per­met­tant de la trai­ter, l’employeur invite le ou la demandeur/se à les lui fournir.

De même, en cas de « doute rai­son­nable » sur l’identité du ou de la demandeur/se, il peut lui deman­der de joindre tout autre docu­ment per­met­tant de prou­ver son iden­ti­té, comme par exemple, si cela est néces­saire, une pho­to­co­pie d’une pièce d’identité. En revanche, l’employeur ne peut pas exi­ger sys­té­ma­ti­que­ment de telles pièces jus­ti­fi­ca­tives, lorsque le contexte ne le jus­ti­fie pas.

Une copie des don­nées est déli­vrée au ou à la salariéE à sa demande sans qu’aucun coût ne puisse lui être exi­gé, sauf si les demandes sont mani­fes­te­ment infon­dées ou exces­sives (exemple : demandes répétitives).

Quel est le délai de réponse ?

L’employeur doit répondre à la demande dans les meilleurs délais sans dépas­ser un délai d’un mois à comp­ter de la récep­tion de la demande.

Au besoin, compte tenu de la com­plexi­té et du nombre de demandes qui devra être jus­ti­fiée par l’organisme ou entre­prise, ce délai peut être pro­lon­gé de deux mois sup­plé­men­taires. Dans ce cas, le ou la salariéE ou ancienNE salariéE doit être informéE de cette pro­lon­ga­tion et de ses motifs dans le délai d’un mois à comp­ter de la récep­tion de la demande.

Si l’organisme ne donne pas suite à la demande d’accès, le sala­rié devra être infor­mé des motifs le jus­ti­fiant, ain­si que de la pos­si­bi­li­té d’introduire une récla­ma­tion auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) et de for­mer un recours juridictionnel.

En cas de défaut de réponse dans ce délai (1 ou 3 mois selon le cas), ou de réponse non satis­fai­sante, la per­sonne peut en effet intro­duire une récla­ma­tion auprès de la CNIL et/ou for­mer un recours juri­dic­tion­nel à l’encontre de l’organisme ou entreprise.

La CNIL est une auto­ri­té admi­nis­tra­tive indé­pen­dante (AAI), c'est-à-dire un orga­nisme public qui agit au nom de l'Etat, sans être pla­cé sous l'autorité du gou­ver­ne­ment ou d'un ministre.

Elle est char­gée de veiller à la pro­tec­tion des don­nées per­son­nelles conte­nues dans les fichiers et trai­te­ments infor­ma­tiques ou papiers, aus­si bien publics que pri­vés. Ainsi, elle est char­gée de veiller à ce que l'informatique soit au ser­vice du ou de la citoyenNE et qu'elle ne porte atteinte ni à l'identité humaine, ni aux droits de l'humain, ni à la vie pri­vée, ni aux liber­tés indi­vi­duelles ou publiques. Elle a un rôle d'alerte, de conseil et d'information vers tous les publics mais dis­pose éga­le­ment d'un pou­voir de contrôle et de sanction.

Les limites au droit d’accès

UnE salariéE ou ancienNE salariéE peut uni­que­ment accé­der aux don­nées qui le ou la concernent. C’est un droit per­son­nel qui ne doit pas por­ter atteinte aux droits des tiers (exemple : autre salariéE, visiteur/se, etc.).

Par exemple, dans le cas d’un droit d’accès por­tant sur un rap­port cir­cons­tan­cié éta­bli à la suite d’un dys­fonc­tion­ne­ment, l’identité des per­sonnes men­tion­nées dans le docu­ment, autres que la per­sonne exer­çant son droit, devra être occultée.

Dans cer­taines situa­tions, le droit d’accès peut éga­le­ment faire l’objet de cer­taines res­tric­tions, par exemple si les don­nées sont pro­té­gées par le secret des affaires, la pro­prié­té intel­lec­tuelle ou encore par le secret des correspondances.

Source : https://www.cnil.fr/fr/lacces-son-dossier-professionnel

A lire dans la même catégorie

Primes et indemnités chez Captrain France

Primes et indemnités chez Captrain France

Un doute sur le mon­tant qui figure sur le bul­le­tin de paie ? Pas le temps de reprendre dans le détail les accords d'entreprise ? Voici un tableau réca­pi­tu­la­tif, syn­thé­tique et très pra­tique, qui reprend les dif­fé­rents élé­ments variables de salaire (EVS) et frais pro­fes­sion­nels, pour nous per­mettre de véri­fier en un clin d’œil ce qu'on nous doit. 

Les règles RH de base chez Captrain France

Les règles RH de base chez Captrain France

Voici les règles RH de base en vigueur au sein de Captrain France, issues prin­ci­pa­le­ment de l'accord de branche fer­ro­viaire du 31 mai 2016 rela­tif à l'organisation du tra­vail, que SUD-Rail n'a pas signé, et de quelques accords d'entreprise. Confectionné à toutes fins utiles, parce que "nul n'est cen­sé igno­ré la loi" ! Disponible gratuitement en livret de poche pour qui veut et nous en fait la demande.

Les nouvelles classifications chez Captrain France

Les nouvelles classifications chez Captrain France

Un nou­vel accord d'entreprise est entré en vigueur le 1er février 2023. Il s'agit d'une trans­po­si­tion du nou­vel accord de branche rela­tif aux clas­si­fi­ca­tions et rému­né­ra­tions mini­males. Nouvelles déno­mi­na­tions de cer­tains emplois-types, nou­velle clas­si­fi­ca­tion, pro­gres­si­vi­té dans l'emploi, poly­va­lence, sont autant de chan­ge­ments pour les salariéEs de l'entreprise, aux­quels cor­res­pondent de nou­velles règles et de nou­veaux droits.

L’accord d'accompagnement à la mobilité

L’accord d'accompagnement à la mobilité

Depuis le 1er jan­vier 2022, un nou­vel accord d’entreprise est entré en vigueur chez Captrain France. Il concerne l’accompagnement à la mobi­li­té géo­gra­phique. Dans un monde fer­ro­viaire sou­mis à la concur­rence for­cée, et donc à la pré­ca­ri­té des contrats, la mobi­li­té toute France impo­sée est une consé­quence vouée à s’accroître, avec toutes les contraintes qu’elle implique sur la vie des salariéEs concernéEs. Cet accord apporte quelques garan­ties sociales pour faire face à ces situations.

Le droit aux congés payés annuels

Le droit aux congés payés annuels

L’Article L. 3141-1 du code du tra­vail pré­voit que « tout sala­rié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l'employeur ». Mais com­bien ? Quand ? Comment ? Voici tout ce qu’il faut savoir sur ce droit aux congés payés annuels chez Captrain France.

Protocole congés 2021 : Déclaration de la délégation SUD-Rail

Protocole congés 2021 : Déclaration de la délégation SUD-Rail

Ce 25 février 2021 se tenait une réunion ordi­naire du CSE de Captrain France. Suite à l'entrée en vigueur du pro­to­cole congés 2021, qui a fait l'objet d'un tract SUD-Rail, voi­ci la décla­ra­tion de la délé­ga­tion des éluEs SUD-Rail au CSE, qui a été lue en séance et qui sera annexée au pro­cès verbal.

Vers la fin de l’intéressement ?

Vers la fin de l’intéressement ?

Actuellement se tiennent dans l'entreprise des négo­cia­tions entre la direc­tion et les orga­ni­sa­tions syn­di­cales concer­nant un nou­vel accord d'intéressement. Au-delà du fait que l'intéressement est par défi­ni­tion syno­nyme de salaire et de droits sociaux en moins, la direc­tion veut trans­for­mer radi­ca­le­ment les accords pré­cé­dents, de sorte que les éven­tuels inté­res­se­ments futurs seraient réduits à peau de cha­grin. Explications.

Le droit de pause

Le droit de pause

Certains droits sala­riaux sont impor­tants du fait de leur intri­ca­tion avec les ques­tions de sécu­ri­té, en par­ti­cu­lier dans le monde fer­ro­viaire. Et pour­tant ils ne sont habi­tuel­le­ment que trop peu sou­vent exer­cés, parce que mécon­nus. C'est le cas notam­ment du droit de pause. Voici ce qu'il faut savoir sur ce droit.

Pourquoi faut-il se syndiquer ?

Pourquoi faut-il se syndiquer ?

Un sen­ti­ment géné­ral d'aversion à l'égard des syn­di­cats hante la socié­té fran­çaise depuis la fin des années 1970. Cette déser­tion du ter­rain syn­di­cal s'accompagne indis­so­cia­ble­ment d'une dégra­da­tion des condi­tions de tra­vail et de vie. Il y a urgence à renouer avec des syn­di­cats de trans­for­ma­tion sociale.

Partagez !

Si vous avez aimé, n’hésitez pas à partager !