Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) donne le droit à toutE salariéE ou ancienNE salariéE de deman­der direc­te­ment à l’entreprise d’accéder aux don­nées per­son­nelles qui le ou la concernent : c’est le droit d’accès direct. Des salariéEs de Captrain France ont dû mener bataille pour obte­nir le res­pect de ce droit, face à une direc­tion déci­dée à oser ce qui res­semble à une ten­ta­tive mal­adroite d’extorsion de fonds.

Quel inté­rêt d’accéder à son dos­sier professionnel ?

En ver­tu du RGPD, unE salariéE peut obte­nir l’accès et la com­mu­ni­ca­tion de l’ensemble des don­nées le ou la concer­nant, qu’elles soient conser­vées sur sup­port infor­ma­tique ou papier. Il ou elle a ain­si le droit d’accéder aux don­nées rela­tives notam­ment à son recru­te­ment, son his­to­rique de car­rière, l’évaluation de ses com­pé­tences pro­fes­sion­nelles (entre­tiens annuels d’évaluation), ses demandes de for­ma­tion et les éven­tuelles éva­lua­tions de celles-ci, son dos­sier dis­ci­pli­naire, l’utilisation de son badge de contrôle d’accès aux locaux, ses don­nées issues d’un dis­po­si­tif de géo­lo­ca­li­sa­tion, tout élé­ment ayant ser­vi à prendre une déci­sion à son égard (une pro­mo­tion, une aug­men­ta­tion, un chan­ge­ment d’affectation, etc.), etc.

Chez Captrain France, les salariéEs ont donc éga­le­ment droit d’accès notam­ment à leurs rou­le­ments, plan­nings, « extrac­tions Girafe » et bul­le­tins de ser­vice, c’est-à-dire l’ensemble des don­nées per­son­nelles (indi­vi­duelles et nomi­na­tives) concer­nant le décompte de leur durée de tra­vail. Ces docu­ments du dos­sier pro­fes­sion­nel peuvent notam­ment leur ser­vir à véri­fier leurs temps de tra­vail réa­li­sé, et donc la confor­mi­té de leurs bul­le­tins de paie.

L’« extrac­tion Girafe » d’une année civile, par exemple, repre­nant le détail de chaque jour de l’année (du 1^er jan­vier au 31 décembre), pour un agent du maté­riel, OFI, OSS, CME ou CDL, tel qu’enregistré par le chef de site, per­met de véri­fier le décompte de la durée de tra­vail réa­li­sée, et ain­si de véri­fier la bonne prise en compte ou non des élé­ments variables de salaire (EVS), des indem­ni­tés de frais pro­fes­sion­nels, des repos, des congés, etc.

Comment s’exerce ce droit ?

Le droit d’accès est par prin­cipe gra­tuit et peut s’exercer sur place ou par écrit, y com­pris par voie élec­tro­nique. Une copie des don­nées est déli­vrée au ou à la salariéE à sa demande sans qu’aucun coût ne puisse lui être exi­gé, sauf si les demandes sont mani­fes­te­ment infon­dées ou exces­sives (exemple : demandes répé­ti­tives). L’employeur doit répondre à la demande dans les meilleurs délais sans dépas­ser un délai d’un mois à comp­ter de la récep­tion de la demande.

Au besoin, compte tenu de la com­plexi­té et du nombre de demandes qui devra être jus­ti­fiée par l’entreprise, ce délai peut être pro­lon­gé de deux mois sup­plé­men­taires. Dans ce cas, le ou la salariéE ou ancienNE salariéE doit être informéE de cette pro­lon­ga­tion et de ses motifs dans le délai d’un mois à comp­ter de la récep­tion de la demande.

En cas de défaut de réponse dans ce délai (1 ou 3 mois selon le cas), ou de réponse non satis­fai­sante, le ou la salariéE peut intro­duire une récla­ma­tion auprès de la CNIL et/ou for­mer un recours juri­dic­tion­nel à l’encontre de l’entreprise.

Une ten­ta­tive d’extorsion de fonds ?

Au mois de mai 2021, des salariéEs de l'entreprise ont for­mu­lé « mas­si­ve­ment » (selon les termes de la direc­tion) des demandes d’accès à leur dos­sier pro­fes­sion­nel, en l’occurrence des demandes de trans­mis­sion des copies de leurs « extrac­tions Girafe » 2018, 2019 et 2020. Trois ans en arrière, car il s’agit du délai maxi­mum concer­nant les récla­ma­tions d’ordre sala­rial aux Prud’hommes.

Alors que l’employeur est tenu de faci­li­ter l’exercice des droits des salariéEs en la matière, la direc­tion de Captrain France a fait un choix insen­sé. Elle a recon­nu que le droit d’obtenir une copie du décompte du temps de tra­vail existe bien, mais a consi­dé­ré que les demandes seraient exces­sives lorsqu’elles por­te­raient sur une période supé­rieure à douze mois, ou une période, quelle que soit sa durée, anté­rieure aux douze der­niers mois. Les demandes répé­ti­tives, c’est-à-dire plus de deux par an, seraient éga­le­ment consi­dé­rées comme exces­sives. Pour toute demande exces­sive, le paie­ment d’un coût for­fai­taire serait exi­gé de la part des salariéEs pour l’obtention des docu­ments en ques­tion, à savoir un coût de 150 euros ! Toutes les demandes récem­ment for­mu­lées se voyaient donc empê­chées, puisqu’aucunE salariéE ne pou­vait béné­fi­cier d’une année civile com­plète… A moins de se sou­mettre à un tel paie­ment contraint.

Alors même que l’article 5 de l’accord de branche rela­tif à l’organisation du tra­vail, auquel est sou­mis Captrain France, impose à l’employeur de conser­ver ces docu­ments pen­dant trois années. Et alors même que le RGPD impose à l’employeur le prin­cipe de la gratuité !

« L'extorsion est le fait d'obtenir par vio­lence, menace de vio­lences ou contrainte soit une signa­ture, un enga­ge­ment ou une renon­cia­tion, soit la révé­la­tion d'un secret, soit la remise de fonds, de valeurs ou d'un bien quel­conque ». Cette déci­sion osée de la direc­tion n’est-elle pas une ten­ta­tive d’obtenir par contrainte la remise de fonds ? ChacunE pour­ra se faire son opi­nion. Quoi qu’il en soit, cette déci­sion avait à l’évidence deux objec­tifs : dis­sua­der les salariéEs de faire de telles demandes (alors qu’il ne s’agit ni plus ni moins que d’un droit), et gagner du temps… Mais quand on y pense : contraindre unE salariéE à payer 150 euros alors qu’on est dans l’obligation légale de don­ner suite à sa demande gratuitement, dans une période où tout le monde sait que la direc­tion gère mal l’entreprise parce que les salaires n’évoluent pas tan­dis que les condi­tions de tra­vail se dégradent consi­dé­ra­ble­ment, quel affront insul­tant à l’égard des salariéEs !

Victoire des salariéEs, un camou­flet pour la direction !

Durant l’été, suite à cette réponse de la direc­tion, bon nombre des salariéEs qui avaient fait demande d’une copie de leurs « extrac­tions Girafe » ne se sont pas lais­sés faire et ont adres­sé chacunE une plainte à la CNIL, avec l’aide et l’appui de SUD-Rail.

La CNIL, qui est dotée d’un pou­voir de sanc­tion, est inter­ve­nue auprès de l'entreprise. Début sep­tembre, confor­mé­ment au droit, touTEs les salariéEs concernéEs rece­vaient sans tar­der et gratuitement, de la part de la direc­tion, l’intégralité des « extrac­tions Girafe » demandées !

Grâce à la mobi­li­sa­tion de ces salariéEs et de SUD-Rail, l’ensemble des salariéEs de l’entreprise ont désor­mais accès gratuitement à la trans­mis­sion des copies de docu­ments de leur dos­sier pro­fes­sion­nel, et notam­ment au décompte de leur durée de tra­vail por­tant jusqu’aux trois années anté­rieures. Une vic­toire qui prouve à nou­veau la néces­si­té de s’engager collectivement !

SUD-Rail est déjà en mesure de dire que les « extrac­tions Girafe » 2018, 2019 et 2020 révèlent des aber­ra­tions en termes d’organisation de la durée de tra­vail ! La suite au pro­chain épisode…